关于做好2018年归档工作的通知

来源: 时间:2018-05-10 作者: 阅读次数:

各院、部、处(室、馆、所、中心)、直属单位:

    为进一步做好2018年学校归档工作,确保各项工作形成的各类档案及时、完整归档,现就相关事宜通知如下:

一、归档要求

1、各单位、部门要高度重视立卷归档工作,兼职档案人员和教学秘书等立卷人应认真对待归档工作,将本单位、部门2017年度在各项工作活动中形成的对学校有保存价值的各种材料收集整理立卷后,按照纸质、电子双套制档案进馆的要求,及时归档,做到材料齐全完整、整理规范、目录完备。归档材料包括纸质文件、照片、实物、声像、电子文件、数据库等各种形式文件

2、单位分管档案工作领导、兼职档案员及本科教务干事名单如有变动,请及时向档案馆报备。2017年各单位分管档案工作领导及兼职档案员名单详见档案馆主页(http://www.hiro2007.com/)“服务指南”—“归档指南”版块。

二、归档范围和归档时间

《归档范围与保管期限》详见档案馆主页(http://www.hiro2007.com/)“服务指南”—“归档指南”版块,请各单位、部门按照《归档范围与保管期限》要求,按时完成本单位的归档工作。

1、2018年6月20日前,学校各单位、部门移交按自然年度形成的2017年度行政、党群等档案材料,之前年度应归档材料尚未移交的请及时补交归档。

2、2018年12月20日前,学校各教学单位移交按学年形成的2017-2018学年教学档案材料,之前学年应归档材料尚未移交的请及时补交归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案材料在项目完成通过鉴定或验收后3个月内归档。

4、学校重要事项形成的档案不受上述归档时间限制,事项办结后及时向档案馆移交归档。

5、从2017届本科毕业生起,毕业论文、实习报告的归档工作有所调整,详见档案馆与教务处联合发布的《关于对我校全日制本科毕业生毕业论文、实习报告归档工作进行调整的通知》(http://www.hiro2007.com/tzgg/index.htm)。全日制本科毕业生毕业论文电子版(定稿)及实习报告电子版(定稿)由学生所在培养单位负责归档,具体归档要求见附件。

6、全日制本科生、研究生、留学生、成人教育、自考学生的成绩单、毕业证书、学位证书的纸质版数字化归档工作安排另行通知。

三、其他说明

各单位、部门工作人员在整理档案材料或上网著录档案信息过程中,如有问题,请到档案馆主页(http://www.hiro2007.com/)“服务指南”—“归档指南”版块查阅、下载相关业务指导文件,或直接与档案馆联系(学术会堂 408 室,联系人:刘蕾,电话: 62288936)。

特此通知。

 

 

 

附件:

毕业论文和实习报告分别存放在不同的文件夹,以学院为单位压缩后统一发送至档案馆邮箱:xxdas@cufe.edu.cn ,并在邮件主题写明“**学院毕业论文和实习报告”等字样,邮件正文中提供联系人姓名及联系方式。

一、本科毕业生论文电子版归档

毕业论文存放及命名方式如下:

1、一级目录:2018届(2014级)**学院本科生毕业论文(定稿)

2、二级目录:2014级**专业(**方向)*班毕业论文(注:学院及专业请使用规范准确的全称,不要使用简称或者口语表达方式)

3、文档命名:学号 姓名 论文题目(注:中间为空格)

4、文档格式:PDF版本,不接收Word版本。 

5、举例如下:2018届(2014级)金融学院本科生毕业论文(定稿)—>2014级金融学专业(国际货币与国际金融方向)1班毕业论文—>学号 姓名 论文题目.pdf

 二、本科毕业生实习报告电子版归档

实习报告存放及命名方式如下:

1、一级目录:2018届(2014级)**学院本科生实习报告(定稿)

2、二级目录:2014级**专业(**方向)*班实习报告(注:学院及专业请使用规范准确的全称,不要使用简称或者口语表达方式)

3、文档命名:学号 姓名 实习报告题目(注:中间为空格)

4、文档格式:PDF版本,不接收Word版本。

5、举例如下:2018届(2014级)金融学院本科生实习报告(定稿)—>2014级金融学专业(国际货币与国际金融方向)1班实习报告——>学号 姓名 实习报告题目.pdf